Для правильного выбора протокола взаимодействия клиента почтового сервера и клиента электронной почты следует разобраться в том, как функционирует этот сервис и для чего существуют те либо иные варианты сопряжения.

В Интернете, говоря точнее, в каком-то центре по обработке данных провайдера электронной почты, функционирует почтовый сервер. Любое электронное послание, пришедшее на ваш адрес, попадает в папку «Входящие» этого сервера и хранится там до тех пор, пока пользователь не войдёт в свой ящик и не примет решение о том, какие действия совершить с этим письмом.

На заре создания сервиса электронных сообщений, подавляющее большинство абонентов использовали низкоскоростное нестабильное подключение к Информационно-коммуникационной сети Интернет. Абонент входил с компьютера в свой аккаунт, скачивал письма в память компьютера, читал их там, копировал, перемещал, удалял и совершал другие действия. При этом, на сервер e-mail направлялись команды, например, о том, что 5 писем из папки «Входящие», нужно удалить. Сами письма удалялись с компьютера пользователя, а сервер лишь знал о том, что эти письма были удалены.

Такой вариант взаимодействия между почтовым сервером и пользователем, осуществлялся по протоколу «POP3». Технологии развивались, скорости Интернета возрастали, стабильность соединения увеличивалась, да и сами сообщения электронной почты, всё чаще, помимо текста, стали содержать рисунки, вложенные файлы и много другой, не всегда видимой пользователю, но занимающей определённое место на жёстких дисках, информации. Помимо этого развивался сегмент корпоративной электронной почты, что подразумевало использование одного аккаунта несколькими сотрудниками одновременно. При этом, формировались технологии мобильной связи, предполагающие оплату не за время, проведённое в Интернет, а за количество информации, переданной через сеть.

Эти факторы и поспособствовали тому, что был создан более новый и совершенный протокол взаимодействия клиента и сервера электронной почты, который называется «SMTP». Работа при помощи SMTP предусматривает то, что абонент подключается к серверу электронной почты, осуществляет любые действия с корреспонденцией, находящейся в ящике, не скачивая её к себе в компьютер или мобильное устройство. Возникает закономерный вопрос о том, какой же протокол взаимодействия предпочесть при настройке клиента электронной почты?

Если у вас стабильное Интернет подключение и возникает необходимость использовать электронную почту несколькими сотрудниками с компьютеров, мобильных телефонов и оплата производится не за время, проведённое в Интернет, следует предпочесть SMTP. Если же к e-mail будет подключаться один сотрудник, имеющий нестабильное, например, 2G мобильное подключение, и оплата услуг связи не зависит от количества передаваемой информации, выбирайте протокол POP3, либо, вместо почтового клиента, используйте программу, при помощи которой просматриваете ресурсы Интернет.