Пресс-конференция - встреча официальных лиц (представителей деловых, общественных, правительственных организаций) с представителями СМИ с целью информирования общественности по актуальным вопросам. Пресс-конференция предполагает двустороннее общение и является одним из способов передачи информации, сообщает  SK-NEWS.RU

Цель пресс-конференции - наиболее полное информирование общественности о своей работе или конкретной акции через средства массовой информации

 Пресс-конференция не может состояться без:

1) информационного повода - того, в связи с чем будут задаваться вопросы
2) извещения - сообщения о том, что вопросы будут задаваться
3) журналистов - тех, кто будет задавать вопросы
4) участников - тех, кто будет отвечать на вопросы


ИНФОРМАЦИОННЫЙ ПОВОД
Ранее мы уже рассмотрели, что такое информационный повод и почему он важен. Могу лишь дополнить, что при выборе информационного повода опасайтесь двух крайностей: слишком широкого или слишком узкого взгляда на проблему.
Поводы для пресс-конференций:
• Если вы обладаете важной, социально значимой новостью
• Если по важной теме у журналистов могут возникнуть вопросы
• Если возникла необходимость личных информационных контактов у журналистов с организацией
Темой для пресс-конференции может стать юбилей фирмы, итоги работы, планы на ..., новая услуга, программа и т.д.
Пресс-конференция требует тщательной подготовки.

ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП:
• Определить дату, время и место проведения пресс-конференции (место должно быть удобным для размещения телекамер и диктофонов, позаботьтесь чтобы выступающих было хорошо слышно, в противном случае необходимо поставить микрофон).
• Уточнить состав выступающих.
При подготовке пресс-конференции подберите ее «президиум» - тех людей, которые будут отвечать на вопросы журналистов. Участники должны соответствовать следующим требованиям:
• быть компетентными в данной области;
• уметь спокойно реагировать на любые вопросы;
• уметь говорить;
• не иметь ярко выраженных конфликтов между собой.
Составить список приглашенных (тех, кто не будет выступать в основной части, но может либо должен присутствовать на пресс-конференции, а также тех, кто может помочь при ответах на вопросы, при необходимости даст дополнительные разъяснения), каждого нужно пригласить персонально. Подготовить приглашение (если необходимо, сопроводив его кратким пресс-релизом).
В тексте приглашения должны быть:
• тема,
• дата,
• время,
• место проведения (при необходимости адрес и номера транспортных средств),
• основные выступающие,
• полностью ФИО выступающих,
• их должности,
• телефон и
• фамилия контактного лица. 

Пример: приглашение для журналистов на пресс-конференцию БРОО «ЦСИ «Вера» 11.02.2009 г.
Уважаемые журналисты!
11 февраля 2009 г. (среда) в 13:00 состоится пресс-конференция «Белгородской региональной общественной организации «Центр социальных инициатив «Вера -  10 лет».
На пресс-конференции будет представлена история развития организации, её успехи, а также резонансные проекты и программы по  бесплатной правовой помощи гражданам.
Недавно с помощью юристов БРОО «ЦСИ «Вера» удалось отстоять право сироты на получение квартиры. Девушка 18 лет жила уже почти на улице, когда юристы начали защищать ее права в судебном порядке.
В пресс-конференции принимают участие:
1. Умеркина Лениза – Председатель БРОО «ЦСИ «Вера»
2. Иванова Мария, клиент, чьи права защитил юрист организации.
Пресс-конференция пройдет по адресу: г. Белгород, ул. Королёва, д. 2А, корпус 3, офис 530.
Попова Лариса, специалист по связям с общественностью.
Телефон/факс…….
Мобильный телефон……..

• Разослать приглашения по редакциям (база данных должна быть),
• Предупредите участников пресс-конференции, чтобы они ни в коем случае не распространяли информацию, которую должны рассказать на пресс-конференции до неё. Опыт показывает, что если кто-то из выступающих даёт эксклюзивное интервью одному из СМИ, другие просто не приходят на пресс-конференцию (действует правило: новостей второй свежести не бывает!),
• Подготовить пресс-релиз или пакет информационных материалов
(повод пресс-конференции должен быть указан в этих материалах во вступлении),
• Заготовить таблички для выступающих - крупным жирным шрифтом, без витиеватости,
• Захватить с собой на пресс-конференцию фотоаппарат (снимки пригодятся для оформления отчетов по грантам, для постановки на сайт и т.д.)
• Определить ведущего пресс-конференции, при необходимости - помощника ведущего пресс-конференции,
Большая роль отводится ведущему (модератору) пресс-конференции: он должен вести пресс-конференцию в хорошем ритме, следить за регламентом, провоцировать вопросы, помогать отвечать на них,
• Определить ответственных за организацию и проведение пресс-конференции (на регистрации должны находиться приветливые и обученные люди, они же вручают информационный материал). 
По прибытии на пресс-конференцию все приглашенные журналисты должны получить список участников, содержащий их ФИО, должность и регалии. В ином случае ошибки в сообщениях СМИ более чем вероятны. Желательно также продублировать список табличками перед каждым участником (особенно, если вы приглашаете ТВ) и представить их перед началом пресс-конференции (особенно, если вы приглашаете радио). 
• Разделите время на выступления участников и время на вопроси в соотношении 1:2 (идеально соотношение 20 минут : 40 минут). Заранее сообщите о регламенте как участникам (не больше 5 чел.), так и журналистам. По окончании времени отведенного заранее на пресс-конференцию, предложите тем, у кого еще остались вопросы, задать их участникам в частном порядке,
• Подготовьте для выступающих и ведущего воду и стаканчики. Говорить «всухую» очень сложно.

ИЗВЕЩЕНИЕ
Извещение о пресс-конференции имеет несколько этапов:
1. из вашей базы данных СМИ выберете те, которые вас интересуют в этот раз;
2. хорошо, если база составлена с дублированием адресов на общий ящик отлета информации и на личные адреса журналистов, которые занимаются данной темой;
3.  намечая дату пресс-конференции, старайтесь, чтобы она не попадала на праздничные и выходные дни, на утро понедельника или вторую половину дня пятницы, также учитывайте государственные и местные праздники и дни, когда проводятся собрания в законодательном собрании и органах исполнительной власти;
4. намечая время проведения пресс-конференции, помните о том, что она должна начаться не раньше 11.00 и закончиться нс позже 16.00 (за исключением специфических вечерних мероприятий);
5.  встречая журналистов до даты пресс-конференции, приглашайте их на мероприятие персонально;
6. за 2 дня до пресс-конференции вышлите приглашение.

РАБОТА С ЖУРНАЛИСТАМИ
• Не гонитесь за количеством приглашенных журналистов, думайте о качестве. Присутствие большого числа непрофессиональных журналистов из мелких и нерегулярно выходящих изданий может привести к срыву пресс-конференции и затруднит контроль за ее ходом со стороны модератора.
• Помните, что телевидение не любит снимать «говорящие головы», поэтому если возможно какое-то нестандартное место проведения, используйте его. Также приезд съемочной группы наиболее вероятен, если среди участников будет эксклюзивный или высокопоставленный гость. Подумайте о картинке вокруг! Достаточно ли она удобна для ТВ? Подумайте об акустике для радиожурналистов - аудиозапись невозможна в зашумленной аудитории.
• Уделите особое внимание журналистам из информационных агентств - их сообщения могут быть растиражированы даже теми СМИ, чьи представители не пришли на пресс-конференцию.
• Перед началом пресс-конференции раздайте журналистам список участников.
• Пресс-релиз и расширенную информацию, если таковая имеется, сразу необходимо раздавать только ТВ. Всем остальным - только после выступлений спикеров.
• Лист регистрации с именами журналистов и названием их СМИ должен лежать во время пресс-конференции перед ведущим: когда журналисты начнут задавать вопросы, ведущий сможет представить каждого, называя имя, фамилию и СМИ. Если вы не знаете или не помните кого-то, попросите этого человека представиться и обязательно посмотрите, где в списке регистрации он у вас записан. Постарайтесь запомнить этого журналиста, чтобы, когда он поднимет руку в следующий раз назвать его.
• Самое приятное слово для каждого человека — это его имя. Поэтому обращайтесь по имени и уважительно к журналистам, они это обязательно оценят!
• Не забудьте поблагодарить выступающих и журналистов за участие в пресс- конференции.



Список журналистов пресс-конференция (название, дата)
№ СМИ ФИО, телефон, e-mail



ФОРС-МАЖОР:
• Научитесь заполнять паузы. Может случиться, что по какой-либо причине один из основных выступающих опаздывает. Поставьте за правило начинать пресс-конференции через 5 минут после назначенного часа. Лучше начать пресс-конференцию без одного выступающего, чем с огромным опозданием.
• Если опаздывает единственный выступающий, начинайте говорить с журналистами задушевным тоном о важных только что прошедших событиях или о ближайших планах своей организации. Вы одновременно и убьете время, и сделаете PR своей организации, и, возможно, заинтересуете чем-то журналистов.
• Если выступающий по какой-либо причине не явился на пресс-конференцию, извинитесь перед журналистами, сообщите им о ближайших планах своей организации (в этом случае не стоит ждать более 20 минут).
• Если по какой-либо причине на пресс-конференции оказалось мало журналистов, не ждите, когда придут остальные. 5 минут от назначенного часа - хорошее и проверенное время. В любом случае проводите пресс-конференцию. Хорошо после таких пресс-конференций подготовить пост-релиз для СМИ и разослать его как ни в чем ни бывало. Уверяю: информация будет напечатана в нескольких СМИ.