Вопрос юристу

Новости: PRO актив



10 лайфхаков ведения документооборота на примере одной НКО




Зарегистрированные некоммерческие организации являются юридическими лицами, поэтому у них появляется обязанность отражать свою деятельность в различных документах, как финансовых, так и содержательных. Эти документы нужны, как самой НКО для организации и представления своей работы, так и для внешних контролирующих органов. В соответствии с требованиями законодательства количество обязательных документов даже в маленькой организации достаточно большое, поэтому стоит подумать, как правильно организовать эту работу, сообщает SK-NEWS.RU

1. «Во-первых, наша организация очень маленькая, поэтому руководитель совмещает функции бухгалтера.

Во - вторых, были разработаны шаблоны, на основе которых можно быстро создать новые документы.

В-третьих, в файлах типа exсel, создали реестр документов, с обязательной загрузкой сканированной копии, и указанием места нахождения на полке в офисе, это позволяет быстро находить любой документ в бумажном варианте, а в электронном - быстро посмотреть на компьютере без временных затрат на дополнительный поиск».

«Практикуем заполнение ежедневно в режиме онлайн данных всех первичных документов по расходам каждого "менеджера" в единый файл в формате excel, с указанием даты, номера, суммы, проекта, др. "Реестр" консолидирует все первичные финансовые документы, позволяет в
реальном времени видеть расходы по проектам до переноса в бухгалтерию».

2. «В нашей организации четко настроена система электронного документооборота. Создано облачное хранилище, к которому имеют доступ все сотрудники. В облаке сформирована структура хранения документов, каждый отвечает за свою часть. При отсутствии сотрудника другой
специалист всегда может получить доступ к файлам. Все документы сканируются. Раз в месяц делается резервная копия».

3. «У нас небольшое НКО, поэтому сделан график с оповещением заранее, что и кому надо сделать, с описанием документов, которые потребуются. Следуем плану, хотя от количества бумаг иногда можно умереть, но если придерживаться графика, то успеваем. График легко переделывается и дополняется».

4. «Есть очень удобный способ по упрощению документооборота. Каждый руководитель проекта/программы перед тем как отдать документ на поверку или оплату бухгалтеру, ставит на документе печать, в графах которой указывается программа, проект и ответственное лицо. Мне кажется это очень удобный и простой способ не запутаться в огромном количестве документов, которые получает бухгалтерия».

5. «Оперативно общаться и координировать работу с документами позволяет общий чат сотрудников в WA и наличие электронных заметок-календаря у руководителя НКО».

6. «Менеджеры получают договоры и шаблоны документов в формате, где невозможно вносить изменения в определенные поля, что исключает существенную часть ошибок в оперативной работе».

7. «В активном документообороте очень важна своевременность исполнения документов. Для этого используем функцию "К" (контроль исполнения важных документов по дате). Секретарь в календаре, электронном либо бумажном, выставляет "К" по номеру входящего документа, либо указывает, какой именно документ должен быть исполнен в этот день, и кто исполнитель. В течении дня информирует руководителя об исполнении, либо неисполнении документа в указанный срок. То есть, особо важный документ всегда на контроле у руководителя».

8. «В нашей организации новому сотруднику проводит ориентационную программу координатор по кадрам, во время которой предоставляются все учетные политики, внутренние процедуры, алгоритм взаимодействия с проектами, бухгалтерий и т д. Предоставляется пакет основных документов - образцов, которые нужно использовать в будущем».

9. «Как это не странно, бывает полезно отсканировать готовый отчет перед отправкой донору (дабы не хранить у себя бумажный вариант) и сохранить его, например в формате pdf. Бывают случаи, когда донор просит внести изменения и предоставить исправленный вариант отчета. Быстрее и удобнее взять отчет в формате pdf, вложить туда исправленные документы, заново распечатать и отправить. Особенно актуально это в случае больших отчетов, включающих много документов. Всегда удобнее отправить один документ на печать, чем делать заново копии 50 кассовых ордеров».

10.«Все организации разные по количеству сотрудников, составу штата и возможностям оплаты этих штатных единиц. А документооборот во всех организациях по структуре очень схож. Он отличается лишь по количеству документов, проходящих по каждому направлению в день/месяц/год. И очень часто месяц на месяц не приходится. В нашей деятельности есть два "пиковых периода", когда документооборот сильно вырастает (мы занимаемся организацией дополнительного образования) - октябрь-декабрь и март-май. В эти периоды мы активно используем систему "канцелярских лотков", которые установлены на краю стола директора. У каждого сотрудника, ответственного за свой участок документооборота, есть свой "лоток", в котором лежат его учетные журналы, а также складируются документы, на итоговую обработку которых в "горячий" период нет времени. Когда "накал страстей" спадает, отработанные документы раскладываются по соответствующим папкам. Да и в более спокойное время там же скапливаются документы, направляемые на подпись и на согласование с директором. У меня (директора) есть четко утвержденный график просмотра этих "лотков", о котором осведомлены все сотрудники. Я могу месяцами не видеть своих сотрудников "в живую" (помещение очень маленькое, и мы работаем в нем по разным дням - занятия идут даже в моем кабинете периодически), но из-за этого документооборот не останавливается. А все срочные вопросы решаются через беседу-чат в "ВК".

Также, когда нужно, чтобы один сотрудник подготовил документ мне на подпись, а потом другой сотрудник поставил свою подпись об ознакомлении - я просто пишу в чате задание (например, секретарю), затем достаю готовый, положенный ею в "лоток" документ, подписываю, перекладываю в другой "лоток", и пишу в чате второму сотруднику просьбу поставить свою запись на уже готовом документе.

Такой подход позволяет нам не тратить наше время на личные встречи по поводу документов. Мы встречаемся только на педсоветах, и это время всегда посвящено нашей основной деятельности - учебному процессу. За 17 лет мы навострились буквально весь документооборот через эти "лотки" проводить».

Комментарии

comments powered by HyperComments

Новости партнеров

Ранневесенняя обработка растений на участке биопрепаратами линейки СТИМИКС (гуминовые Стимиксы и Фитостимы, содержащие эффективные микроорганизмы) начинается с температур от 5 до 10 градусов Цельсия, пишет SK-NEWS.RU .

Микробные ЭМ-препараты серии СТИМИКС, выпускаемые в Невинномысске на Ставрополье, оказались сильными антиоксидантами и действуют на растения, как весенняя талая вода, стимулируя их рост

Микробиолог из Невинномысска Александр Харченко 28 ноября в РАЕН (Москва) удостоен международной премии «EcoWorld-2018» за создание эффективного микробного препарата от фитофтороза Фитостим К+Т, сообщает SK-NEWS.RU .

Как получить хороший урожай картошки без колорадского жука, избавить помидоры от фитофторы, а деревья от разных хворей при помощи Стимиксов – эффективных микроорганизмов из Невинномысска, рассказывает автор этих препаратов, ученый-микробиолог Александр Харченко.

Происходит это, по словам представителя ОНФ, в основном до обеда, когда жители республики едут на учебу и работу или бегут на обед.

Благотворительный проект «Дари еду!» ищет партнеров в Ставрополе среди НКО для помощи продуктами питания людям в сложной жизненной ситуации.

Модель успешной социализации детей-инвалидов и детей с ограниченными возможностями здоровья
Началось обучение волонтёров навыкам оказания помощи людям с ограниченными возможностями здоровья
Руководитель ФоРГО о политике 20-х годов XXI века
Юное поколение учеников растут патриотами своей страны
Крымская весна в литературе
Поэтическая эстафета «Зовём весну!»
Масленица у бабы Марфы
Нарушения в сфере миграционного законодательства
Тактильные книги для детей
День студента!
Волонтерство
Волонтерский отряд в действии!

Мы в социальных сетях


Подписка

Северо-Кавказские новости

Календарь новостей

Март
2019
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
25
26
27
28
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31