Многие представители бизнеса в России давно автоматизируют свои бизнес-процессы: электронный обмен документами с поставщиками и клиентами, а также с контролирующими органами для них уже привычен. На сегодняшний день количество подключенных пользователей электронного документооборота составляет более 3 000 только в Кабардино-Бакарии (КБР), а с приходом в нашу жизнь COVID-19 настало время и электронного обмена кадровыми документами между работодателем и сотрудником, который значительно усложнился в период удалённой работы.

В популярных программах для ведения кадрового учета Фирмы «1С» реализована возможность вести кадровый документооборот с использованием уже готового сервиса «1С:Кабинет Сотрудника».

В сервисе есть возможность подписания документов как работодателем (усиленной квалифицированной подписью), так и сотрудником (неквалифицированной подписью), а это значит, что документы юридически значимы.

В перечень документов, отправляемых на подпись, входят справки, заявления на отпуск и расчётные листы (обязательная выдача которых так же регламентируется ТК РФ), что позволяет не только экономить время кадровика, но избежать ошибок при многочисленности сотрудников в компании.

Преимуществом сервиса также является существенное упрощение процессов внутри компании, особенно тех, кто имеете в штате «удаленщиков» – через сервис сотрудники могут самостоятельно получить информацию о зарплате и оставшемся отпуске, а также отправить заявку на получение нужных справок с места работы всего за несколько минут, даже с мобильного телефона.

Первым шагом со стороны законодательства в поддержку такой инициативы стал переход на электронные трудовые книжки, вторым-переход на обмен кадровыми документами. Напомним, что с 2020 в России проходит эксперимент по использованию отдельными работодателями и работниками электронных кадровых документов без их дублирования на бумаге. Теперь новые правила в сфере трудовых отношений, которые применялись в качестве эксперимента, закреплены на постоянной основе в ТК РФ (22.11.2021 № 377-ФЗ ).

Согласно этому документу кадровый ЭДО можно осуществлять через информационную систему работодателя, например, «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8». Такой способ организации кадрового документооборота дает преимущества как для предпринимателя, так и для самого сотрудника, так как возможен двухсторонний обмен документами между сторонами, полностью заменяющий бумажные эквиваленты.

Попробовать работать с сервисом (45 дней бесплатно), можно обратившись к партнерам регионального дистрибьютора «1С-ГЭНДАЛЬФ» в КБР.