В связи с пандемией новой коронавирусной инфекции Ковид 19, за последний год, число Россиян, работающих удалённо, выросло более, чем в 11 раз.

Некоммерческий сектор не остался в стороне от этой ситуации, в следствие чего, всё чаще возникают вопросы о том, как организовать документооборот с сотрудниками, находящимися на удалёнке, при этом, не нарушив Законодательство РФ.

Процедура такого взаимодействия достаточно проста, однако, при её использовании, нужно учитывать некоторые аспекты.

1. Направьте в адрес сотрудника необходимые документы, выполненные в любом из распространённых форматов, дающих возможность внесения изменений и дополнений, например, форматы Microsoft Office.

2. Если бумага составлена так, что её корректировка со стороны сотрудников неприемлема, перед направлением документа, распечатайте его при помощи любого виртуального принтера, преобразовав в формат PDF. Такой принтер входит в состав Windows 10 любой редакции, и поставляется абсолютно бесплатно.

Многие организации делают одну недопустимую ошибку: распечатывают документацию на бумаге, сканируют и уже этот скан направляют в адрес своих сотрудников. Во-первых, такой подход негативно сказывается на экологической ситуации, а во-вторых, может привести к тому, что при повторном сканировании, которое неизбежно, качество исполнения будет ненадлежащим.

3. Коллега, получивший электронный документ, может внести в его содержимое какие-либо правки, если такой вариант допускается составителем, распечатать на бумажном носителе, подписать, произвести сканирование и, полученную копию, направить в адрес составителя.

Заметим, что для надлежащего исполнения документа, необходимо производить сканирование с разрешением не ниже 300 точек на дюйм и не выше 600 точек на дюйм, включив в параметрах сканера вариант цветного снимка. Полученную копию можно сохранить в формате PDF, PNG, JPG либо TIFF.

4. Во многих случаях, электронная копия документа включается в делопроизводство организации, однако, бумажный вариант, оставшийся в распоряжении сотрудника, следует направлять в адрес организации посредствам обычной почты. После его получения, электронный документ изымается, а вместо него вкладывается бумажный оригинал.

Такой подход конечно же негативно сказывается на, итак не простой экологической ситуации, замедляет работу организации и влечёт дополнительные затраты, как со стороны сотрудника, так и со стороны НКО, поэтому, мы настоятельно рекомендуем, осваивать полностью электронный документооборот.