Для реализации потребностей сотрудников одной или нескольких организаций по совместному доступу к разнообразным документам, базам данных, таблицам, графическим изображениям и другим файлам, мы можем использовать облачные хранилища.

Облачные хранилища – это модель обеспечения удобного сетевого доступа по требованию к некоторому количеству информации, не зависимо от её типа, для совместного просмотра, редактирования и совершения других действий всеми заинтересованными сторонами, применительно к НКО – сотрудниками организации и её партнёрами.

Проще говоря, файлы, которые необходимы для осуществления той либо иной деятельности в рамках некоммерческой организации, находятся в определённом месте, к которому, при помощи информационно-коммуникационной сети Интернет, осуществляется доступ всеми сотрудниками.

Самый распространённый вариант такого хранилища –: Yandex и Google диски, OneDrive от Microsoft и другие.

После регистрации в каком-либо из сервисов, в большинстве случаев, пользователь получает какое-то количество бесплатного места, для хранения своих файлов. Например, Yandex диск предоставляет 10 гигабайт, а OneDrive – 5 ГБ.

Такого объёма хватит для хранения некоторого количества текстовых документов, таблиц и изображений, но недостаточно для больших файлов. Например, видеофайл в хорошем качестве, продолжительностью около полутора часов, может занимать 20 гигабайт и больше.

Часто возникает вопрос о том, почему минимальный пакет предоставляется бесплатно. Ответ, достаточно прост. Во-первых, это часть рекламной политики провайдера, благодаря которой, многие пользователи, воспользовавшись малым, готовы потратиться на большее, а во-вторых, все мы знаем о том, что кто владеет информацией, тот владеет миром.

Помните, что оператор, предоставляющий услуги облачного хранения, имеет полный доступ к содержимому, в том числе и вашего диска. Допустим, что из ста тысяч бесплатных пользователей, девяносто тысяч хранят на виртуальном диске свои семейные фотографии в количестве десяти штук. Совокупность этих снимков, в количестве девятисот тысяч, представляет ценность, например, для компаний, разрабатывающих технологии по распознаванию лиц. И таких примеров можно привести великое множество.

Установив программное обеспечение на компьютер и смартфон, сотрудники одновременно могут работать с информацией с различных устройств под управлением Windows, Android или iOS. Например, секретарь НКО создаёт файл, содержащий шаблон квартального отчёта, размещает его в папку, доступ к которой есть у других сотрудников, которые, в свою очередь, вносят данные, касающиеся именно их работы.

Для получения большого хранилища, необходимо приобрести подписку, которая оплачивается ежемесячно или ежегодно, и даёт возможность арендовать большие объёмы дискового пространства.

Перед тем, как оформить подписку на тот или иной сервис, внимательно изучите лицензионное соглашение и политику конфиденциальности. Данные документы не унифицированы, и могут, в зависимости от провайдера услуги, содержать разнообразные требования, как к пользователю, так и к данным, которые вы собираетесь хранить.

Если файлы, предназначенные для совместного использования, обладают какой-либо, особенно коммерческой ценностью, мы рекомендуем использовать локальную сеть организации, интегрировав в её структуру NAS.